viernes, 22 de octubre de 2010

RELACIONES PÚBICAS EXTERNAS, IMPORTANCIA Y UTILIZACIÓN. (CUADRO)

2.2  RELACIONES PÚBICAS EXTERNAS, IMPORTANCIA Y UTILIZACIÓN.

RELACIONES PUBLICAS EXTERNAS
CONCEPTO
IMPORTANCIA (VENTAJAS)
UTILIZACIÓN
HERRAMIENTAS































Las relaciones públicas establecen relaciones entre las personas o entre una organización. En las Relaciones Públicas uno de los extremos de la relación es siempre un grupo.
Los públicos externos son grupos sociales con intereses determinados que aprisionan a sus miembros entre sí y que no presentan mucha atención a la organización a menos que ocurra algo en la organización que los atraiga, esto porque son personas que interactúan con la empresa pero no son parte de ella.

por medio de esta las empresas, las asociaciones y los organismos gubernamentales se comunican con los diversos públicos para:
·         Transmitir una imagen fiel y exacta de la Empresa.
·         Establecer un entendimiento mutuo
·         Hacer conocer su valor como fuente de trabajo, su aporte a la Economía Nacional y su prestigio en el orden internacional
·         Su contribución a la comunidad
Básicamente son dos puntos en los cuales se utilizan las relaciones públicas con referencia a los públicos externos:
·         Proyectar una imagen positiva en dichos públicos haciendo que los mismos experimenten simpatía hacia nuestra empresa o institución y nos brinden su apoyo y comprensión.
·         Lograr, por medio de un dialogo permanente, la concordancia de intereses entre la organización y sus diversos públicos para beneficio de ambas partes.
En el Relevamiento de estado de opinión de los públicos se debe realizar una serie de investigaciones tendientes al conocimiento del estado de opinión público y para esto se utilizan:
·         La observación
·         El muestreo
·         La entrevista
·         La encuesta
·         Otros métodos de recolectar información
·         Evaluación de la información
·         Procedencia de la información
·         Prioridad
También se hace uso de :
·         Organización de eventos
·         Planes de responsabilidad social
·         El lobbying
·         Medios de comunicacion


CON ACCIONISTAS



































Con este nombre se denomina a los dueños de una o más acciones (una parte del capital) dentro de una empresa. Es decir, es el nombre que se les da a los socios de una entidad, los cuales se dedican a esa empresa y cuenta con derechos y obligaciones en la misma.

Para que la institución pueda darse a conocer y a su accionario.
Esto se logra a través de la vinculación con otras instituciones, tanto industriales como financieras, gubernamentales, medios de comunicación, así como también con la prensa y la comunidad.

Los accionistas suelen recibir la publicidad, pero constituyen una audiencia de gran importancia a la que hay que llegar a veces con mensajes específicos.
·         Publicidad selectiva
·         Utilizando el correo directo
·         Organizando juntas de accionistas
·         Las recepciones e informes de la sociedad.

CON INVERCIONISTAS



































Con este nombre se denomina a las personas que invierten su capital para comprar acciones y tener una porción de la empresa, este solo cuenta con derechos sobre la inversión realizada a diferencia de los accionistas que tendrían que responder por la empresa.

Para asegurar un respaldo continuo de los inversionistas con la empresa
La comunicación con inversionistas es parte esencial de todo programa de relaciones públicas.
Una de las formas más comunes de esta estrategia de comunicación es tan simple como orientarlos continuamente acerca de cambios que se avecinan y la forma en que estos afectarán los precios de las acciones.

·         Establecer plan de comunicación  que describa virtudes y beneficios que permite la empresa a sus inversionistas.
·         Orientar a los inversionistas con lo que pasa continuamente con la empresa (comunicación).
CON ORGANIZACIONES FINANCIERAS
Existen diferentes tipos de organizaciones financieras que pueden financiar de una u otra manera  a las organizaciones, siendo las principales los bancos, las arrendadoras, uniones de crédito y proveedores.

La importancia de estas relaciones es lógica:
·         Si a través de ella proyectamos ante el público una imagen veraz y positiva de nuestra organización, ello puede influir para que las financiadoras otorguen los créditos que se le soliciten y por el monto requerido en el momento oportuno.
·         La obtención del financiamiento en estas condiciones es de vital importancia, ya que sabemos bien que ninguna organización puede vivir y mucho menos desarrollarse si no cuenta con os recursos financieros adecuados











Los especialistas en relaciones públicas deberán asesorar a los encargados de solicitar créditos, a lo referente un diseño y contenido de los informes que deben presentarse a las financiadoras.
Una vez que se haya obtenido el financiamiento es sumamente importante que la organización se preocupe por efectuar los pagos de capital e interés con toda regularidad, ya que esto será un factor definitivo para acrecentar y afianzar su imagen positiva ante las organizaciones financiadoras.

A través de informes para las organizaciones que pueden financiar a la empresa, estos deben contener:
·         Situación financiera de la empresa
·         Solvencia
·         Las garantías que se pueden otorgar

Pero  a las organizaciones financieras con visión les interesa tener conocimiento no solo de la situación financiera actual de la institución a la que van a financiar, ya que es susceptible de variar en el fututo.

CON CLIENTES ACTUALES Y POTENCIALES
El “nuevo concepto” parte de los clientes actuales y potenciales de la empresa y busca la obtención de utilidades, a través de satisfacer, mediante productos y servicios, las necesidades de los clientes, lo cual intenta lograrlo mediante un programa integral de mercadotecnia que abarca toda la empresa.

·         Cualquier organización que venda un producto o servicio no podrá alcanzar el éxito si no dirige sus actividades teniendo en consideración primordialmente las  necesidades de los consumidores o usuarios y si no cuenta con su aprobación y apoyo. Por lo tanto, las relaciones públicas con los clientes actuales y potenciales son unas de las partes más importantes del programa completo de relaciones públicas de la organización.
·         Para poder desarrollar sus productos o servicios de acuerdo a las necesidades del cliente.

Es importante que se consideren los puntos de vista de los clientes en cuanto a:
·         Los productos o servicios entre si
·         Su opinión o imagen de la organización
También se les debe proporcionar a los clientes cierta información:
·         Información al respecto de lo que es la organización
·         Información referente a la contribución de la organización para el desarrollo y bienestar de la comunidad
·         Información sobre mejoras de la organización, por ejemplo, la adquisición de equipo nuevo o expansión de la empresa.










Para darse a conocer con los clientes potenciales y que los clientes actuales nos recuerden, se utilizan los medios de comunicación:
·         Publicidad institucional
·         Publicación privada y folletos
·         Visitas a Organizaciones
·         Exposiciones

CON PROVEEDORES
Se aplica a la persona que provee o abastece a otra persona de lo necesario o conveniente para un fin determinado.
Dentro del complejo cuadro de los diversos públicos de la empresa se destacan los proveedores. En algunas entidades, por su índole particular, ellos desempeñan poco o ningún papel.

Las empresas necesitan de las empresas para:
·         Entreguen puntualmente sus mercancías
·         Mantengan la calidad
·         sean capaces de suministrar nuevos y más perfeccionados productos.
·         Se desarrollen para satisfacer de mandas de gran volumen, pero también que haya otros medianos y pequeños proveedores para ciertos productos de precisión.
·         Que la confianza sea un elemento esencial de asociación.
·         Más de un proveedor para cada manufactura, a fin de cubrir riesgos de las entregas.
·         No verse obligadas a rechazar partidas.
·         Discreción en materia de nuevos productos, sobre todo, a frente a la posible difusión ante la competencia.
·         Precios ajustados y la eliminación de intermediarios inútiles.


Si bien el trato con los proveedores, cuando este son numerosos, se halla a cargo de una oficina especial, la de relaciones publicas también se encuentra involucrada, en una acción “staff”.

Para tener una buena relación con los proveedores se necesita:
·         Pagos puntuales.
·         Ordenes anticipadas lo más posible.
·         Que los pedidos sigan un ritmo regular.
·         Apoyo en manufacturas complicadas o nuevas.

CON EL GOBIERNO
(GUBERNAMENTALES)

Organizaciones creadas por el estado para desarrollar tareas sociales.
Una vez constituidas adquieren lógica propia, se enfrentan a su propio contexto y complejidad y desarrollan capacidades, realizan esfuerzos para la sobrevivencia, como cualquier otra organización.
·         Obtener el asentamiento general y el apoyo para la aprobación de nuestras leyes y reformas.
·         Interpretar la opinión ante el gobierno.
·         Mantener una buena imagen para poder contar con el respaldo del gobierno
·         Financiación
Si la organización gubernamental mantiene una imagen buena y de esperanza y demuestra que en verdad tiene un fin, tiene mas posibilidades de mantener el respaldo del gobierno.
·         Organización de eventos
·         Planes de responsabilidad social
·         A través de los medios de comunicación

CON EL GOBIERNO
(EMPRESAS)
La empresa es el instrumento universalmente empleado para producir y poner en manos del público la mayor parte de los bienes y servicios existentes en la economía.
Uno de los principales “públicos” de las empresas es el gobierno, tanto el de orden nacional como el provincial o municipal.











·         Apoyo para el crecimiento de la empresa.
·         Disminución de los impuestos
·         Apoyo para la exportación e importación de productos.
·         Garantización por porte del gobierno a las empresas para aumentar la seguridad.
Tener una buena relación con el gobierno ayuda a la empresa en cuanto a su crecimiento, también llegar a un acuerdo en la disminución de impuestos participando en labores caritativas y su apoyo para la importación de producto.
·         Organización de eventos
·         Planes de responsabilidad social
·         A través de los medios de comunicación

CON LOS ACREEDORES
Un acreedor es aquella persona (física o jurídica) legítimamente facultada para exigir el pago o cumplimiento de una obligación contraída por dos partes con anterioridad. Es decir, que a pesar de que una de las partes se quede sin medios para cumplir con su obligación, ésta persiste.

























·         Tener buena relación financiera
·         Tener buena reputación ante los ojos del acreedor
·         Obtener crédito
Es muy importante el tipo de relaciones públicas que lleve la empresa con los acreedores, los ejecutivos así mismo tienen la responsabilidad de crear y mantener relaciones cordiales en todo momento con los acreedores.

 


·         Mostrar una buena imagen
·         Cumplir con los acuerdos logrados
·         Mantener una comunicación constante
CON LA COMUNIDAD
Cada persona conectada con una empresa tiene un lugar en la comunidad y la suma de las personas y sus actividades hace las relaciones básicas de esa compañía. Pero tales actividades deben tener una guía para constituir un programa de relaciones con ellos.

·         Ser más conocidos
·         Al ser más conocidos por la comunidad aumenta la adquisición de los productos o servicios de la empresa
·         Participación de la comunidad dentro de la empresa, Los funcionarios y empleados deben ser colocados en puestos directivos en los asuntos relacionados con la comunidad y ser parte vital del esquema social



















Lograr que la comunidad se mantenga cerca de la planta y de sus operaciones. La costumbre de recibir visitas de diversos segmentos de la población.
·         Visitas por parte de la comunidad.
·         Exhibiciones en centros comerciales
·         Ferias
·         Exposiciones
·         Propaganda
CON MEDIOS MASIVOS DE COMINICACION
Las Relaciones Públicas buscan insertar a las organizaciones dentro de la comunidad, haciéndose comprender, tanto por sus públicos internos como externos, de sus objetivos y procedimientos a fin de crear vinculaciones provechosas para ambas partes mediante la concordancia de sus respectivos intereses. En las Relaciones Públicas se establecen relaciones entre las personas (individuo) o una organización (grupo).

La comunicación es fundamental en la existencia de la comunidad moderna porque hace nacer en ella la comprensión solidaria, la aceptación y el consentimiento. Es así como las Relaciones Públicas constituyen una actividad por medio de la cual, las empresas, las Asociaciones y los individuos, en igual forma los organismos gubernamentales buscan la comprensión y la colaboración de la comunidad a la que pertenecen.

Téngase presente, que la única forma de relacionarse los seres humanos entre sí, es a través de la comunicación y que, por tanto, no pueden existir buenas relaciones públicas si no existen buenas comunicaciones.
En la comunicación de Relaciones Públicas aún cuando fuere debidamente redactada, se utilizaran los canales adecuados para que surta los efectos deseados. En una palabra, la comunicación de relaciones públicas debe ser siempre dialogada o bilateral.

·         Diarios: permite a la organización acceder al público general.
·         Revistas: permite acceder a públicos más y mejor segmentados.
·         Radio: permite transmitir información instantáneamente las 24 horas del día.
·         Televisión: Otorga gran notoriedad a la institución.
·         Internet: Se puede trabajar sobre el
·         sitio web institucional o con la versión en línea de diversos medios.